Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch
ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem
Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das
digitale Zeitalter überführt.
Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand
hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags
bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der
jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist
dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund
14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der
Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der
dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen
Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der
notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer
Palette mit Geschirrspülmittel.
Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?
Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice
den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das
notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die
beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21.
Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker
einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit
sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht
sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale
Begleitpapiere aus Papier.
Die Dokumententasche gehört somit zum
unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine,
Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere
nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in
vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät
gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker.
Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert
werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und
Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei
zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in
deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen.
Obwohl es bei der
Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung
für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle
des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die
Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales
Format reduziert werden.
Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren
Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen
und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die
Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und
Kostenaufwand erheblich reduziert werden.
Ein sehr interessanter Aspekt ist
gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu
digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die
Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung
ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht
vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach
wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung
in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder
anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen.
Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies,
dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der
OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert
werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern.
PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum
papierlosen Büro.
Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.
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