Digitalisieren mit PaperOffice DMS – Branchenlösung für Ihr Unternehmen

In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.

Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzufassen ist. Diese Standards und Normen erhielten mit dem Anbruch des digitalen Zeitalters eine weitere Bedeutung. Nun kam zur vereinfachten Lesbarkeit und Einordnung von Schriftstücken durch den Menschen auch die Herausforderung, Briefe und Dokumente für Maschinen, sprich Computer, lesbar zu machen. Dabei müssen bis heute auf branchenspezifische Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Davon gibt es jede Menge. Der deutsche Wirtschaftsverband verzeichnet in seinem Register 497 Branchen, wobei es andere Quellen gibt, die von bis zu 1000 Branchen ausgehen.

PaperOffice – Branchenanpassung inklusive

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation. Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. 

Die zwei am häufigsten angegebenen Gründe hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Es geht aber auch wesentlich kostengünstiger und dies bei höherer Effizienz und geringerem zeitlichen Aufwand. Der Beweis dafür ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, die im münsterländischen Harsewinkel im Jahr 2002 erstmals das Licht der Welt erblickte. Schon damals bestanden für KMUs dieselben Probleme wie heute. Die meisten DMS waren und sind zu groß, zu komplex und zu teuer. PaperOffice DMS tritt dem mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Die PaperOffice KI macht das Leben leichter

PaperOffice lässt sich mühelos auf allen Windows-Rechnern installieren und PaperOffice wartet auch gleich mit zukunftsweisender Technologie auf. Das Programm beinhaltet PIA:

PaperOffice

Intelligente

Ablage

PIA besteht aus lernfähigen Algorithmen, sie ist eine KI, eine künstliche Intelligenz. Sie kann einmal erkannte Merkmale eines Dokuments, von Schrift über Bild bis zum Barcode, auf weiteren Schriftstücken erkennen und diese so automatisch richtig zuordnen. Sie kann aber auch aus den Schriftstücken beziehungsweise aus Vorgaben Ablagemasken oder Formulare erstellen, die den Grundsätzen der GoBD entsprechen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend. PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, ein hierarchisch angeordnetes Passwortmanagement, eine präzise OCR-Texterkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein. Über 900.000 Nutzer weltweit treten dafür täglich den Beweis an.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.

Mit PaperOffice  geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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PaperOffice Dokumentenmanagement
Branchenanpassung inklusive

Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet.

Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstück, gleich welcher Branche es entstammte, lesbar war. Doch mit der Einführung des Computers und dem Internet veränderte sich die dokumentarische Landschaft gewaltig. 

Immer mehr neue Formate zur Datenerfassung, zur Datenerstellung und zur Datenübermittlung kamen auf den Markt. Tatsächlich waren es gerade in den Anfangsjahren mitunter chaotische Verhältnisse, bis sich bestimmte Formate durchsetzten, die zum Standard wurden. Doch das war nicht das einzige Problem. 

Die Digitalisierung erfasste immer mehr Bereiche und die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes sahen sich vor die Aufgabe gestellt, den Firmen Möglichkeiten zu geben, die Kommunikation auf digitale Ebenen umzustellen. Das Elster-Formular war und ist eine der Möglichkeiten. Im Gegenzug wurden die Unternehmen verpflichtet, digitale Daten so zu speichern, dass den Ämtern der Datenzugriff und die Prüfbarkeit möglich ist. Es ging also darum, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in eine digitale Form zu packen.

GDPdU und ihr Nachfolger GoBD

Bereits im Jahr 2001 wurden die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ als Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums erlassen. Am 1. Januar 2015 trat die Nachfolgeregelung GoBD in Kraft, die damit sowohl die GDPdU wie auch die GoBD ablöste. Obwohl die GoBD als Abkürzung nur vier Buchstaben umfasst, ist sie ausgeschrieben ein wahres Satzmonster: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Hinter dem Satzmonster steht ebenso eine fast schon monströse Arbeit, vor allem für die Datenadministration in den Unternehmen, doch zum Glück gibt es PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, die unter anderem auch GoBD kann.

PaperOffice – für jede Branche passend

Mit 33 Seiten und insgesamt 47 darin aufgelisteten Grundsätzen ist die GoBD keineswegs eine leichte Bettlektüre. Die DMS PaperOffice wiederum ist so gestaltet, dass sie bei der Archivierung von Dokumenten diese Grundsätze beachtet und einhält. Dass aber ist nur ein Punkt, in dem die PaperOffice Dokumentenverwaltung glänzt.

Alle Möglichkeiten, die PaperOffice bietet, an dieser Stelle aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Darum hier nun nur einige wichtige Funktionen:

PaperOffice baut auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und ist somit auf 89 % aller Rechner weltweit installierbar.
Alle relevanten Dokumente werden nach der Installation in PaperOffice archiviert und verwaltet. Dabei erkennt PaperOffice Dubletten, wie sie zum Beispiel in Netzwerken oft vorkommen. PaperOffice bereinigt die Datenspeicher und erstellt von diesem Zeitpunkt an eine Dokumenten-Historie. Jede Änderung wird vermerkt und kann jederzeit nachverfolgt werden. Selbst wenn innerhalb eines Projektes, das über den PaperOffice-Workflowmanager gesteuert wird, mehrere Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, speichert PaperOffice die vorgenommenen Änderungen in Reihenfolge ab. Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen.
PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens. Durch eine 1024bit-AES-Verschlüsselung haben weder Trojaner noch etwa Ransomware eine Chance.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.

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