Dokumentenmanagement PaperOffice und NAS Geräte – ein tolles Team

Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten von Synology oder QNAP.

Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden. Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur erahnen. Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.

Wie funktioniert PaperOffice mit NAS?

Alles fängt damit an, dass ein Dokument in PaperOffice abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das digitalisiert wurde.

Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen. Dabei wird kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft, so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt.

Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein, um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile PaperOffice und NAS gegenüber internetbasierten Clouds mit sich bringen.

SYNOLOGY NAS EINRICHTEN: 

Das NAS-Intranet mit PaperOffice

Um ein NAS von z.B. Synology oder QNAP mit PaperOffice zu verbinden, müssen Sie nur „phpMyAdmin“ und einmal die Datenbank „Mariadb“, die zum Softwarepaket des NAS gehört installieren.

PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen. Ist alles eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf dem NAS-Server.

QNAP NAS EINRICHTEN:

Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von anderen Nutzern betrachtet werden können.

Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.

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PaperOffice - Erfahrung ist fast alles

Als zu Anfang der 1990er-Jahre vermehrt der PC in Büros und auch im Wohnzimmer Einzug hielt, war das Gerät oft nicht mehr als eine bessere Schreibmaschine, mit der auch noch ein bisschen gespielt werden konnte, wenn mal gerade nichts zu tun war.
Doch das änderte sich schnell. Mit jedem Jahr oder besser halbjährlich steigerte sich die Leistung der Geräte und das Software-Angebot wurde immer umfangreicher. Ebenso kamen als Peripherie Drucker und Scanner hinzu. Mit dem Internet wurde noch einmal eine bedeutende Wegmarke in der digitalen Evolution erreicht.

War der PC zunächst auf wenige, jedoch wichtige Arbeiten wie Kalkulation, Buchhaltung und Schriftverkehr beschränkt, so nahm sein Funktionsumfang rapide zu. Allerdings wurde gerade in den Anfangszeiten die Rechnung meist ohne den Wirt gemacht. Während die einen den Wert des PC richtig erkannten und schon vom papierlosen Büro träumten, waren die anderen, die Mehrheit, nicht so einfach vom Papier abzubringen. In der Folge sank der Papierverbrauch nicht, sondern er stieg ebenso rasant an, wie PC mit Druckern verkauft wurden. Die Problematik bestand und besteht nach wie vor darin, dass die Mitarbeiter im Büro nicht von Gewohnheiten lassen wollen, die schon seit Jahrzehnten, wenn nicht seit Jahrhunderten Usus sind. Unterstützt werden sie dabei sogar noch vom Staat, der zumindest teilweise auf Original-Dokumente aus Papier besteht.

 

Digital ist aber einfach schneller

Letztlich musste eine Lösung her, um das in digital und analog zerrissene Büro wieder zu Einen und um natürlich der Zukunft den Weg zu ebenen. Diese Lösung nennt sich in der Abkürzung DMS und ausgeschrieben etwas langatmig Dokumentenmanagement Software. PaperOffice ist so eine DMS und sie kann vieles, vor allem aber kann sie ganz einfach aus analog digital machen. Wenn Angestellte, Selbstständige oder Führungskräfte mit PaperOffice Erfahrungen sammeln, stellen sie vor allem die einfache Handhabung fest. 

Denn auch die Macher der DMS haben mit PaperOffice Erfahrungen gesammelt, schliesslich beschäftigen sie sich nun schon über 17 Jahre mit dem Programm. Mehr als 900.000 Nutzer weltweit geben zudem regelmässig Feedback und so wird PaperOffice von Update zu Update immer noch ein klein bisschen besser, obwohl es fast schon perfekt ist. Nun wird jedoch das Segment IT, Datenverarbeitung und digitale Kommunikation niemals völlig perfekt sein, weil einfach immer wieder etwas Neues hinzukommt. Das ist so ähnlich wie mit den Dezimalstellen der Kreiszahl Pi. 

PaperOffice Erfahrung, die sich lohnt

Was also macht die PaperOffice Erfahrung so wertvoll? Zunächst einmal, das diese DMS durchaus wertvoll ist, jedoch längst nicht so viel kostet wie bei anderen Produkten dieser Art erwartet wird. Nicht umsonst ist PaperOffice zum Preis-Leistungs-Sieger in ihrem Bereich gekürt worden.

Zunächst sorgt PaperOffice im PC für Ordnung und wenn die DMS für ein Netzwerk mit bis zu 800 Arbeitsplätzen benötigt wird, dann sorgt sie auch im Netzwerk dafür, dass eingehende und bestehende Dokumente geordnet und sortiert werden. Mit einer internen Suchmaschine lassen sich sodann alle Unterlagen in Bruchteilen von Sekunden finden, auf hierarchischen Ebenen mit passwortgeschützter Zugriffsverwaltung. 

Analoge Unterlagen können mittels Scanner, genauso aber auch mit der Kamera des Handys oder des Tablets eingelesen und digitalisiert werden. PaperOffice ist eben da, wo die Software gebraucht wird, um dem papierlosen, dem schnelleren Büro ein Stück näherzukommen.

Dabei handelt sich bei PaperOffice um ein nicht reines DMS Programm. PaperOffice bietet zahlreiche weiteren Funktionen, wie die Automatisierung durch die integrierte KI und schnelle Dokumentenerkennung, integrierte Workflow Maschine, EmailConnect, DropPage, Kalender und Wiedervorlagefunktion, Kontaktverwaltung und vieles mehr.

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PaperOffice Erfahrungen - das beste aus zwei Welten

PaperOffice Erfahrung - 

Das Beste aus zwei Welten

PaperOffice beschäftigt sich seit dem Jahr 2002 in wachsender Zahl mit Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen, Behörden und ebenso für den privaten Gebrauch. Die Verwaltung der Verwaltung, ein durchaus passendes Wortspiel, wird in jedem Bereich immer wichtiger. Gerade das Internet-Zeitalter macht es erforderlich, den berüchtigten „Papierkram“ auf dem Laufenden zu halten. Denn der Kunde, aber auch Ämter und Geschäftspartner kommunizieren längst auf digitalem Weg und das wird immer mehr.
PaperOffice bietet hierzu direkt umsetzbare Lösungen an, deren Funktionalität auf Erfahrungen basieren und nicht etwa auf irgendwelchen theoretischen Ansätzen, die sich ein Betriebswirtschaftsstudent im dritten Semester ausgedacht hat.

Bei PaperOffice, der DMS fürs Büro, werden die Ideen in Lösungen umgesetzt und letztlich glänzt durch Erfahrung ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Aus Erfahrung gut - PaperOffice

Sicher profitiert auch PaperOffice von den Rückmeldungen Ihrer Kunden und baut Verbesserungsvorschläge in kurzer Zeit in ihre Produkte ein, wenn sie denn sinnvoll erscheinen. Doch dabei handelt es sich meist um Detaillösungen, die zudem nicht selten Branchenbezogen sind. Zuvor jedoch erhält der Kunde ein im Grunde perfektes DMS, das allen üblichen Anforderungen mehr als genügt beziehungsweise die Erwartungen übertreffen.

 

 

PaperOffice – der Lichtblick im DMS-Dschungel

Die Idee, das analoge Papier in digitale Formen zu überführen und damit viel Zeit und viel Platz zu sparen, entstand als Dokumentenverwaltungssoftware zwar noch im alten Jahrtausend, doch so richtig in Schwung kam es erst nach dem Jahrtausendwechsel. Ab dem Jahr 2002 trug PaperOffice mit seiner DMS maßgeblich dazu bei, das Papier-Unwesen in Büros, in Behörden und in Haushalten zu reduzieren. Einfach indem sie eine durchdachte und logisch aufgebaute Software schrieben.

Daran hat sich bis heute, fast zwei Jahrzehnte später, nichts geändert. Das Team von PaperOffice nutzte seine Erfahrungen, um diese in ein Produkt zu packen, von dem früher und heute viele Menschen auf der ganzen Welt profitieren. Wer selbst mit PaperOffice Erfahrungen macht, ist meist überrascht, wie einfach und sicher Dokumentenverwaltung funktionieren kann.

 

PaperOffice – denn Kundenzufriedenheit kommt nicht von ungefähr

Inzwischen sind auch viele Menschen der älteren Generationen davon überzeugt, dass sich Dokumente im Laptop oder im PC besser aufbewahren lassen als in Archivkellern. Sie sind damit auch ein klein bisschen handlicher und jederzeit abrufbar, die Dokumente natürlich, nicht die Menschen. PaperOffice hat hierbei Überzeugungsarbeit geleistet, indem der Nutzer ein Tool an die Hand bekommt, das schlicht funktioniert, und zwar auf allen Ebenen, auf dem PC, dem Tablet oder dem Smartphone und unter jedem gängigen Betriebssystem. Dazu kommt die hervorragende Kompatibilität zu anderer Bürosoftware und natürlich ebenso zur Hardware. Wenn sich beispielsweise der Bestellschein oder der Frachtbrief blitzschnell mittels Handycamera einscannen und vollständig digitalisieren lässt, dann ist das eine PaperOffice Erfahrung, die positiv im Gedächtnis verbleibt.

Das ist eine der Schnittstellen oder Grenzen, an denen die analoge auf die digitale Welttrifft. PaperOffice erleichtert den Grenzübertritt, und zwar jedem beliebigen Anwender durch intuitive Bedienbarkeit. Daraus ergibt sich ein Erfahrungswert, der letztlich die tägliche Arbeit erleichtert, aber auch der Nachhaltigkeit dient, denn irgendwann in naher Zukunft ist Büro-Papier ein Relikt der Vergangenheit aus Gutenbergs Zeiten.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

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