Dokumentenmanagement PaperOffice und NAS Geräte – ein tolles Team
Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung
für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem
Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen
müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement
System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken
zu speichern, etwa den Geräten von Synology oder QNAP.
Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet
verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die
Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden.
Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen
anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt
gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur
erahnen. Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die
Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk
immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert
Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.
Wie funktioniert PaperOffice mit NAS?
Alles fängt damit an, dass ein Dokument in PaperOffice
abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer
Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder
um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das
digitalisiert wurde.
Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer
mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am
meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter
verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten
direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen. Dabei wird kein
Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem
handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden
Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es
eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft,
so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das
Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die
in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt.
Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein,
um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile PaperOffice und NAS gegenüber
internetbasierten Clouds mit sich bringen.
SYNOLOGY NAS EINRICHTEN:
SYNOLOGY NAS EINRICHTEN:
Das NAS-Intranet mit PaperOffice
Um ein NAS von z.B. Synology oder QNAP mit PaperOffice zu verbinden, müssen Sie nur „phpMyAdmin“ und einmal die Datenbank
„Mariadb“, die zum Softwarepaket des NAS gehört installieren.
PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der
Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien
ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen. Ist alles
eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf
dem NAS-Server.
QNAP NAS EINRICHTEN:
QNAP NAS EINRICHTEN:
Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen
Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort
bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den
Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung
gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten
und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung
von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von
anderen Nutzern betrachtet werden können.
Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von
Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.
Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.
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