PaperOffice DMS

Informationsmanagement perfekt

Information ist fast alles und dies schon seit Anbeginn der menschlichen Zivilisation. Als sich vor etwa 10.000 bis 15.000 Jahren die ersten Menschen als Siedler vom Nomadentum verabschiedeten, taten sie dies sicher nicht auf Gut Glück. Sie suchten sich einen geeigneten Platz für ihre ersten Siedlungen, der ihren Bedürfnissen entsprach. Als Nomaden kannten sie fraglos die Wasserstellen in ihrem Gebiet, aber auch die Risiken und Vorteile der jeweiligen Region. Nicht umsonst besitzen alte Siedlungen, die heute oft große Städte sind, eine ähnliche Topografie. So gehört etwa ein Fluss dazu, aber auch Erhebungen wie Hügel oder Berge. Wasser war und ist lebenswichtig und der Berg diente dazu, den Überblick zu behalten und sich besser verteidigen zu können. Die italienische Hauptstadt Rom genauso wie Berlin oder Istanbul besitzen diese Merkmale, aber genauso viele andere Städte der Erde. Sie entstanden, weil Informationen vorlagen, aus denen die Menschen Rückschlüsse ziehen konnten.

In der heutigen hochkomplexen Welt ist der Stellenwert von Informationen zu einem so bedeutenden Faktor angewachsen, das etwa Unternehmen ihre Position innerhalb der jeweiligen Branche, aber auch in der Gesellschaft über den Informationsgewinn, die Informationsverarbeitung sowie die Ausgabe von Informationen definieren. Nicht umsonst bieten allein in Deutschland über 20 Universitäten und Fachhochschulen ein Studium über Informationsmanagement an, meist als Teilgebiet der Wirtschaftsinformatik. Genauso finden sich auf dem Markt der Informationsverarbeitung zahlreiche softwarebasierte Werkzeuge unter Bezeichnungen wie Dokumentenverwaltung, Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM). Eines dieser Werkzeuge ist PaperOffice DMS .

Vom Hörensagen zum Scanner

Der frühzeitliche Siedler musste sich entweder mit eigenen Augen überzeugen oder dem Vertrauen, was ihm oder ihr von anderen erzählt wurde, wenn es um neue Informationen ging. Die heutigen Datenströme oder Informationsmengen sind jedoch gigantisch und sie werden überwiegend von Maschinen erzeugt, weshalb es nur folgerichtig ist, das sie auch von Maschinen empfangen und verarbeitet werden. Das jedoch geht nur, wenn die Daten in einer Maschinensprache abgefasst sind oder in diese umgewandelt werden. Seit dem Anbruch des digitalen Zeitalters herrscht deshalb in den meisten Büros eine Zweiteilung im Bereich der Informationen. Auf der einen Seite analoge Daten, die der menschlichen Schriftsprache entsprechend abgefasst sind, auf der anderen Seite digitalisierte Daten aus Bits und Bytes. Es ist eine Übergangsphase, bis alle Datenströme und Archive digitalisiert sind.

Das ist eine der vielen Aufgaben, die mit PaperOffice bewältigt werden. Dafür bietet die Software verschiedene Schnittstellen, die das Einlesen und umwandeln analoger Daten erlauben. Das kann ein Flachbettscanner sein oder auch eine Handykamera. Im Anschluss kommt die OCR-Texterkennung von PaperOffice zum Einsatz, die aus dem gespeicherten Bildformat, zum Beispiel JPEG oder BMP, Schriftzeichen und Zahlen ausliest und in Textformate umwandelt. Eingescannte Bilder oder Fotografien bleiben natürlich Bilder. Im nächsten Schritt wird PIA aktiviert. Die künstliche Intelligenz in PaperOffice ist dank ihrer ausgeklügelten Algorithmen in der Lage, einmal erfasste Merkmale wiederzuerkennen. Sie ordnet etwa Briefe eines Lieferanten anhand des Logos oder anderer gleich bleibende Inhalte dem richtigen Ordner im digitalen Archiv zu. Doch nicht nur das, PIA zerlegt die Dokumente in Bausteine, die anschließend für Formulare und Vordrucke zur Verfügung stehen, aber auch für das Workflowmanagement in PaperOffice. Was PaperOffice sonst noch kann, ist in diesem Video zu sehen:

 

Obwohl PaperOffice als Dokumentenmanagementsoftware geführt wird, ist sie eher im Enterprise Content Management einzuordnen, wobei sie durch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt.

 
PaperOffice ist eben einfach eine Klasse besser.


Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter: 

https://www.paperoffice.com

►YouTube: http://www.youtube.com/c/PaperOffice

▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de 

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms 

 

PaperOffice – eine DMS mit Klasse 

So gut wie jedes Produkt auf dieser Welt besitzt eine Klassifizierung. Die einfachste Einteilung in dieser Beziehung ist das Schwarz-Weiß-Prinzip. Einfach gut oder einfach schlecht. Das mag bei manchen Dingen funktionieren, bei den meisten Produkten gibt es jedoch zahlreiche Grautöne, die in der Summe die Wertung ausmachen.

Diese Grautöne  entscheiden oft auch über den Klassenerhalt, den Abstieg oder den Aufstieg eines Produktes. Doch wie entsteht eine Klassifizierung überhaupt? Einfach anhand von Vergleichswerten! In der Regel besteht ein Bedarf und zu diesem Bedarf wird ein Produkt gefertigt. Doch ganz so einfach ist es nicht, zumindest heute nicht mehr, denn die meisten Bedarfe entstehen aus einem Massenmarkt heraus. Als die ersten Autos vor rund 120 Jahren gebaut wurden, waren das durchweg Einzelanfertigungen. Sie wurden noch in unterschiedlichen Manufakturen hergestellt. Der eigentliche Autobauer fertigte nur den Motor und das Fahrgestell. Die Karosserie wurde vom Stellmacher, dem Vorläufer des heutigen Karosseriebauers, anhand der Vorgaben des Kunden aus dem Blech gehämmert oder aus Holz gefertigt. Autos waren damals eher Kutschen ohne Pferde und entsprechend teuer. Erst Henry Ford machte mit der Fließbandfertigung aus dem Auto ein für jedermann bezahlbares Produkt. Doch die Serienfertigung erfordert Normen und sie erfordert Vorgaben, die den Verbraucher schützen. Also ist ein Bedarf nicht selten von derartigen Normen und Vorgaben begleitet. Diese stellen für den Hersteller die Orientierung für die Fertigung des Produktes dar. So verhält es sich auch mit Bürosoftware, etwa einer Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice, kurz die PaperOffice DMS.

Was muss eine DMS können?

Der Bedarf für eine Dokumentenmanagementsoftware entstand mit der immer stärker werdenden Zweiteilung in den Firmenadministrationen. Seit der großflächigen Einführung von PCs und damit dem Anbruch des digitalen Zeitalters mussten und müssen analoge und digitale Inhalte nebeneinander verwaltet werden. Mit immer leistungsfähigeren Rechnern und beständig größer werdenden Speicherkapazitäten bekamen die digitalen Inhalte ein Übergewicht, trotzdem kann auf analoge Dokumente aus verschiedenen Gründen bis heute nicht verzichtet werden. Der einfachste Weg ist es, analoge Inhalte in digitale Formate umzuwandeln.

Damit sind die ersten zwei Vorgaben für eine DMS vorhanden:

Scannen

OCR-Texterkennung

Doch damit ist es nicht getan. Die Potenz moderner Rechner kann genutzt werden, um zugleich ein Ablage- und Archivierungssystem einzurichten, womit die grundsätzlichen Anforderungen erfüllt sind, um eine entsprechende Software als DMS zu klassifizieren.

PaperOffice erfüllt diese Kriterien locker und stellt in der Klasse der DMS ein bewährtes Produkt dar, dem weltweit über 900.000 Firmen vertrauen. Wohl auch deshalb, weil das Team von PaperOffice, eine 45-köpfige Truppe mit Daniel Schönland als Gründer und CEO an der Spitze, nicht am Klassenerhalt, sondern am Aufstieg in eine höhere Liga interessiert sind. Nicht unbedingt aus purem Gewinnstreben, denn PaperOffice ist gemäß vieler Fachpublikationen in Vergleichen fast immer der Preis-Leistungs-Sieger. Es ist vielmehr der Reiz, das technisch mögliche machbar zu machen, ohne dabei den Kunden zu überfordern.

Die Leute von PaperOffice sind keine verschrobenen Nerds, sondern Profis, die am Feedback ihrer Kunden sehr interessiert sind. 

Darum ist PaperOffice in den 17 Jahren seiner Entwicklungszeit zu einer DMS gewachsen, die eigentlich viel eher in die Klasse der Enterprise Content Management Systeme (ECMS) gehört. 

PaperOffice ist eben einfach eine Klasse besser.


Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter: 

https://www.paperoffice.com

►YouTube: http://www.youtube.com/c/PaperOffice

▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de 

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms 

 

Dokumentenmanagement PaperOffice und NAS Geräte – ein tolles Team

Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten von Synology oder QNAP.

Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden. Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur erahnen. Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.

Wie funktioniert PaperOffice mit NAS?

Alles fängt damit an, dass ein Dokument in PaperOffice abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das digitalisiert wurde.

Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen. Dabei wird kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft, so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt.

Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein, um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile PaperOffice und NAS gegenüber internetbasierten Clouds mit sich bringen.

SYNOLOGY NAS EINRICHTEN: 

Das NAS-Intranet mit PaperOffice

Um ein NAS von z.B. Synology oder QNAP mit PaperOffice zu verbinden, müssen Sie nur „phpMyAdmin“ und einmal die Datenbank „Mariadb“, die zum Softwarepaket des NAS gehört installieren.

PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen. Ist alles eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf dem NAS-Server.

QNAP NAS EINRICHTEN:

Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von anderen Nutzern betrachtet werden können.

Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter: 

https://www.paperoffice.com

►YouTube: http://www.youtube.com/c/PaperOffice

▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de 

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms